급여대장양식 2025년 급여대장 작성, 왜 중요할까요 핵심정리

2025년 급여대장 작성, 왜 중요할까요?

2025년에도 급여대장 작성 및 보관은 법적 의무사항입니다.
특히 2021년 11월부터는 급여명세서 교부 의무까지 시행되어, 급여대장 미작성이나 허위 작성 시에는 최대 500만원의 과태료가 부과될 수 있습니다.
또한, 최신 개정 내용에 맞춰 4대 보험 및 세금 계산이 자동화된 양식을 활용하면 더욱 편리하게 급여 관리가 가능합니다.

급여대장 필수 기재 항목

정확한 급여대장 작성을 위해 다음의 필수 기재 항목을 반드시 포함해야 합니다.

1. 근로자 정보

• 성명
• 생년월일 또는 사원번호
• 입사일 (고용연월일)
• 부서 및 직급

2. 근로시간 관련 (5인 이상 사업장 필수)

• 총 근로일수 / 총 근로시간
• 연장근로, 야간근로, 휴일근로 시간

3. 급여 구성 항목

• 기본급
• 각종 수당: 연장/야간/휴일수당, 주휴수당, 직책수당, 식대, 교통비 등
• 상여금, 성과급 등 비정기 지급 항목

4. 공제 내역

• 국민연금
• 건강보험 + 장기요양보험
• 고용보험
• 소득세 및 지방소득세
• 기타 공제 (조합비, 사내대출 등)

5. 총 지급액 및 실지급액

• 총지급액 – 총공제액 = 실수령액

급여 항목별 계산 방법 상세 안내

각 급여 항목의 계산 근거를 명확히 기재하는 것이 법적 요건입니다.
다음은 몇 가지 예시입니다.

• 연장근로수당: 16시간 × 12,000원 × 1.5배 = 288,000원 (근로자의 시간당 임금, 연장근로 시간, 통상임금의 1.5배 적용 등 구체적 산출 근거 포함)
• 식대: 비과세 한도 20만원 (2025년 기준)
• 고용보험: 월 급여 × 0.9% (7월~12월 기준, 보험료율은 변동 가능)

이 외에도 주휴수당, 연차수당 등 항목별 계산 방식을 명확히 표기해야 합니다.

전자문서 작성 및 보관 시 주의사항

급여대장은 엑셀, ERP 프로그램, 전자문서 시스템 등 다양한 형태로 작성 및 보관할 수 있습니다.
특히 전자문서로 작성 시 다음 조건을 충족해야 합니다:

• 출력이 가능한 형태여야 합니다.
• 3년간 보존 의무를 지켜야 합니다.
• 변조 및 삭제가 불가능한 저장 방식을 사용하는 것이 권장됩니다 (예: PDF, ERP 백업 등).

급여명세서 별도 교부 의무

2021년 11월부터 급여명세서 교부는 법적 의무사항이 되었습니다.
이는 급여대장과는 별개로, 개별 근로자에게 급여 지급 시점에 반드시 전달해야 합니다.
서면, 이메일, 카카오톡 PDF 전송 등 다양한 형태로 교부가 가능합니다.
급여명세서에는 다음 항목이 포함되어야 합니다:

• 지급일자
• 기본급, 수당 항목별 금액
• 공제내역 (세금, 보험 등)
• 실지급액
• 계산 방법 (예: 연장근로수당 산정 방식)

급여명세서를 통해 근로자는 자신의 급여가 어떻게 구성되고 공제되는지 투명하게 확인할 수 있습니다.

급여대장 작성 팁 & 주의사항

급여대장 작성 시 상황별 체크포인트를 미리 확인하면 실수를 줄일 수 있습니다.

• 신규직원 채용 시: 인적사항, 입사일 등을 정확하게 기록해야 합니다.
• 5인 미만 사업장: 연장근로시간 항목은 생략 가능하지만, 실제 지급된 급여 및 공제 내역은 필수적으로 기록해야 합니다.
• 급여가 변동적일 경우: 비정기 지급 항목(상여금, 성과급 등)은 별도로 구분하여 명확하게 표기하는 것이 좋습니다.
• 퇴사자 처리 시: 퇴사 후에도 해당 근로자의 급여대장은 이전과 동일하게 3년간 보관해야 합니다.
• 외주 세무기장 이용 시: 노무사 등 전문가와 사전에 책임을 명확히 하고 업무 범위를 협의하는 것이 중요합니다.

급여대장 vs 급여명세서, 무엇이 다를까요?

많은 분들이 혼동하기 쉬운 급여대장과 급여명세서의 차이점은 다음과 같습니다.

급여대장은 사업장 전체의 임금 지급 현황을 파악하기 위한 내부 기록이며, 급여명세서는 근로자 개인에게 지급되는 임금 내역을 상세히 알려주는 문서입니다.